Bonjour à tous !

Il y a de nombreuses corrections, fonctionnelles et visuelles dans de ce patch 2.2.11.

Mise à jour générale

• Un bouton « Retour précompta » a été rajouté dans le menu de la GED afin de fluidifier la navigation entre la pré-comptabilité et la GED.
   
• Le système de gestion des points en suspens est passé d'une version bêta à une véritable version fonctionnelle : la possibilité de refuser une justification a été retirée, et la gestion des droits a été revue, afin que les utilisateurs dont le rôle est celui de client ne puissent accéder qu'à leur page (et ce, même s'ils doivent se connecter avant d'y accéder).
   
• Dans le plan comptable, les actions de suppression et d'enregistrement des lignes ont été graphiquement séparées, afin d'éviter de supprimer une ligne juste après son enregistrement.
   
• Deux colonnes ont été rajoutées dans la table des règles auto. Elles indiquent la catégorie affectée par la règle, ainsi que la contre-partie à laquelle les opérations se conformant à cette règle doivent être affectées.
   
• Amélioration de la présentation de la sélection des clients.

Nous vous remercions pour votre confiance continue en notre application et pour votre soutien. 

Si vous rencontrez des erreurs ou que vous avez des questions au sujet d'Effiz, vous pouvez nous contacter via ce mail.

Nous sommes enchantés de vous informer que notre équipe de développement a récemment terminé une mise à jour majeure de notre application. Cette version révisée offre des améliorations significatives en termes de sécurité, de performance et de fiabilité, grâce à l'incorporation des dernières avancées technologiques dans notre application.

1 - Fonctionnalités

Mise en place de l'API SAGE

Après avoir mis en place l'API Cegid il y a quelques mois, nous avons développé la connexion API avec SAGE. Grâce à cette mise à jour, vous pouvez désormais vous connecter directement à l'API Sage, simplifiant ainsi l'exportation de vos écritures comptables. Cette intégration transparente vous permet d'envoyer vos données comptables directement dans Sage avec précision et simplicité. Effiz devient ainsi encore plus puissante, offrant à nos utilisateurs une solution comptable plus efficace et sans tracas. Profitez de cette nouvelle fonctionnalité pour optimiser votre temps avec Effiz.

Activation du Connecteur GE / Marketplace dans Génération Experts

Ajouter une Application Privée

Important : Si vous rencontrez des difficultés lors de l'activation et/ou obtention des ID, merci de réaliser votre demande via mail : ec.supportpartenaires.api@sage.com

1. Cliquer sur la vignette Paramétrage Marketplace 
2. Dans la fenêtre Paramétrage Marketplace > Cliquer sur : Ajouter une application privée

1. Rattacher une application privée déjà existante ou Enregistrer une nouvelle application privée

Rattachement d'une application privée existante

Cette solution est à utiliser lorsque vous avez déjà obtenu l'identifiant de l'application privée que vous souhaitez activer.

1. Sélectionner : Rattachement d’une application privée déjà existante

1. Cliquer sur : Suivant
2. Renseigner l’identifiant de l’application > Cliquer sur : Suivant
   L’identifiant est : 950ad772-d13e-4e40-9773-71022e46fb8e

1. Cocher J’accepte les interactions décrites ci-dessus
2.  sur le lien J’accepte de donner accès à mes dossiers. Une fenêtre s’ouvre :

1. Cocher : J’accepte les conditions d’utilisation décrites ci-dessus > Cliquer ensuite sur Accepter
2. Cliquer sur Terminer > suite à cela un rapport s’affiche.
3. Cliquer sur : Terminer

Effiz est maintenant activée au sein du cabinet, il est dorénavant possible de l’activer sur les entités et les dossiers afin de donner l'accès à Effiz.

Pour finaliser l'accès à SAGE depuis Effiz, il faut s'adresser à nos développeurs, et nous communiquer l'identifiant de votre entité.

Pour plus d'information, vous pouvez consulter la documentation de Sage

Mise à jour de l'outil de gestion des pièces manquantes

Précédemment, une version bêta de notre nouveau système de gestion des pièces manquantes a été déployé en production. Ce dernier a été revu et amélioré dans cette nouvelle version. Son but est de simplifier les communication avec vos clients autour de ces pièces. Son fonctionnement est le suivant :

1. Connectez vous à Effiz, et rendez vous dans l'onglet « Réconciliation ».
    
2. Choisissez un compte dans la liste, et cliquez dessus afin d'afficher ses opérations.
   
   
    
3. Une liste d'opérations apparaît. Dans celle-ci, sélectionnez les opérations pour lesquelles ils vous manque une ou plusieurs pièces en cliquant dessus, puis mettez les en suspens en cliquant sur le bouton jaune « Mettre en suspens » qui est apparu en haut.
   
   
    
4. La colonne « État suspens » des opérations sélectionnées devrait désormais afficher l'état « dde justif faite ». Lorsqu'elles sont dans cette état, elles apparaîtront dans la liste des points en suspens.
   Pour la consulter, cliquez sur le libellé « Points en suspens » tout en haut gauche.
   
    
    
5. La liste des points en suspens affiche toutes les opérations que vous avez mises en suspens, indépendamment de leur numéro de compte. Depuis cette liste, il est possible d'envoyer un mail à votre client, en vôtre nom, et avec un contenu entièrement personnalisé, afin de lui demander des justifications pour les documents manquants. Un lien vers la page lui permettant de rentrer ses justifications sera ajouté automatiquement au contenu du mail.
   
   
    
6. Lorsque votre client aura répondu, vous verrez l'État suspens de chaque opération passer à « réponse apportée », et il vous sera alors possible de consulter la réponse, ainsi que de la valider.
   
   
   
    
7. (Bonus) Si la réponse apportée par votre client ne vous convient pas, ou que vous souhaitez lui donner plus de détails sur certaines opérations, vous pouvez ajouter un commentaire qui apparaîtra directement dans la ligne de l'opération pour le client en cliquant sur la bulle dans la colonne « Action ».
   
   
    
8. (Bonus) Voici ce que verra le client :
   
   
   
   La bulle dans la colonne « Action » lui permettra d'entrer sa justification.

Bonjour à tous !

Il y a de nombreuses corrections, fonctionnelles et visuelles dans de ce patch 2.2.6.

Mise à jour générale

• Déplacement du menu règles automatiques qui était dans l'onglet "Opérations". Il se situe maintenant dans l’onglet "Paramétrage". 
• Bugs liés à la montée de version des technologies lors du patch 2.2.5 ont été corrigés.
• Message d'erreur sur les clients non assujettis à la TVA lors de la qualification d'une opération a été corrigé.
• Le champ IBAN lors de l'ajout d'un compte jefacture.com n'est plus demandé.
• Les webhooks jefacture.com peuvent être réactivés chez Effiz. Ils ne pouvaient plus être activés dans les précédentes versions.

Nous vous remercions pour votre confiance continue en notre application et pour votre soutien. 

Si vous rencontrez des erreurs ou que vous avez des questions au sujet d'Effiz, vous pouvez nous contacter via ce mail.

Nous sommes ravis de vous annoncer que notre équipe de développement a récemment finalisé une importante mise à jour de notre application. Cette nouvelle version apporte d'importantes améliorations en matière de sécurité, de performance et de fiabilité, grâce à l'intégration des dernières avancées technologiques dans notre application.

1 - Fonctionnalités 

1.1 - Suppression des opérations de vente et d'achat

Une des évolutions majeures de cette mise à jour est la possibilité de supprimer facilement une opération de vente ou d'achat. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous avez désormais un contrôle total sur les opérations et pouvez supprimer en toute confiance les opérations non souhaitées ou en doublons en cas d'erreur.

1.2 - Règle automatique sur SIREN

La création de règle par SIREN existe depuis quelques mois maintenant. Nous avons décidé de l'améliorer pour faciliter la lecture de ce type de règle. En effet, nous avons rajouté un encart "Raison Sociale" permettant de saisir la raison sociale correspondant au SIREN. De plus, lorsqu'une règle par SIREN est créée depuis une opération, si la raison sociale est présente dans la facture, alors, elle sera automatiquement recopiée pour être saisie dans le champ correspondant. Elle sera présente dans la colonne raison sociale comme sur la capture ci-dessous (1).

1.3 - Bornage automatique des dates d'un export et export ACD

Nous avons aussi créé le format d'export pour ACD. L'application Effiz peut exporter les écritures depuis Effiz mais l'export ACD ne prend pas encore en charge l'image de facture.

Lors de l'export, l'application détecte automatiquement les opérations marquées et ajuste la date de début de l'exportation en fonction de la date de la plus ancienne des opérations non exportées. L'application propose également par défaut d'exporter uniquement les opérations non exportées, avec inclusion de l'image de la facture si possible. 

Avec un seul clic sur le format d'export, l'application propose un paramétrage parfait, ce qui économise de nombreux clics. 

2 - Réconciliation

2.1 - Suivi des opérations non justifiées

Nous lançons en version bêta le suivi des opérations dans la page Réconciliation, via l'onglet "Point en suspens". Cette nouvelle fonctionnalité révolutionne la façon dont vous interagissez avec vos clients pour obtenir des informations complémentaires sur une opération. Bien que la fonctionnalité soit encore en développement, elle ouvre la voie à des améliorations dans les futures mises à jour. 

Cette fonctionnalité permet actuellement de marquer les opérations comme étant en suspens pour avoir des informations complémentaires de la part du client. L'opération aura trois types de marquage différents :

• Demande de justificatif faite
• Réponse apportée
• Réponse validée

Les principales modifications se situent sur la capture ci-dessous. Sur le point 1, vous pouvez marquer les opérations sélectionnées et télécharger un résumé des opérations au format CSV. Vous retrouverez le changement d'état sur le point 2. Enfin, pour effectuer des actions sur ces opérations, l'onglet "Points en suspens" , sur le point 3, regroupe toutes les opérations qui ont été marquées.

Dans l'onglet "Points en suspens", il est possible de consulter les détails de l'opération sur le point 2 de la capture ci-dessous. Le point 1 permettra d'envoyer un mail au client avec l'opération à justifier.

2.2 - Vérification de l'équilibre des opérations

Nous avons également introduit une vérification de l'équilibre des opérations avant de permettre le lettrage. Désormais, pour être lettrées, les opérations doivent totaliser zéro. Cette amélioration garantit la cohérence et l'exactitude de vos données. 

2.3 - Réconciliation semi-automatique

Dans cette mise à jour, nous avons amélioré la réconciliation semi-automatique en vous offrant à présent la possibilité de valider manuellement chaque paire d'opérations identifiée par notre programme intelligent. Cette fonctionnalité permet un examen approfondi et une validation précise de vos transactions, vous offrant un contrôle total sur la réconciliation. 

3 - Autres évolutions

3.1 - Rafraîchissement du Tableau de Bord

Nous comprenons l'importance d'une expérience fluide et intuitive lors de l'utilisation de notre application. C'est pourquoi nous avons ajouté un bouton de rafraîchissement sur le tableau de bord. Ce bouton 1 vous permettra d'actualiser simplement les informations affichées, garantissant ainsi l'affichage des données qui ont été modifiées au cours de la journée. Le bouton 2 permet d'exporter les données au format CSV et le bouton 3 permet de produire un fichier PDF avec le tableau de bord avec les données de la page.

3.2 - Total évolutif lors du découpage d'une opération

Nous avons ajouté un total évolutif permettant d’améliorer l’expérience utilisateur lors d'un découpage d'une opération.

Sur la capture ci-dessus, le point 1 affiche le total évolutif de toutes les lignes tandis que les points 2 et 3 affiche le total évolutif de sa propre ligne.

3.3 - Refonte de la page d'édition client

Nous avons refondu la page d'édition d'un client pour la rendre plus agréable et plus simple d'utilisation. Désormais, il y a deux onglets : 

• Configuration du client (1) : Cet onglet permet de configurer le client avec ses informations (SIRET, SIREN, email...)
• Sources de données (2): Cette page permet d'ajouter / modifier les différents comptes du client (Banque et Jefacture)

Ci-dessous voici un exemple de l'onglet "Configuration du client"

Ci-dessous, l'onglet "Sources de données"

Nous vous remercions pour votre confiance continue en notre application et pour votre compréhension pendant cette période d’évolution des technologies de l'application. 

Si vous rencontrez des erreurs ou que vous avez des questions au sujet d'Effiz, vous pouvez nous contacter via ce mail.

Bonne Découverte !

Le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques en les collectant depuis des plateformes dédiées. Ainsi toutes les factures devront transiter soit par le Portail Public de Facturation (PPF), qui jouera à la fois le rôle de plateforme d’échange des factures et celui de centralisateur de flux, soit par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Expert-comptable, vous êtes au cœur du projet de la facture électronique ! Votre conseil et votre accompagnement sont la clé de votre succès de demain. Les enjeux dans le choix d’une plateforme et la bonne compréhension de la facture électronique contribueront notamment à la fluidité et l’interopérabilité des échanges entre vous et vos clients. En effet, l’arrivée de la facture électronique va changer l’organisation interne dans les cabinets comptables mais également l’organisation chez vos clients. 

Quelles sont les différentes plateformes de dématérialisation? Leurs différences? Que choisir? 

Le portail public de facturation (PPF)

Le futur portail public de facturation sera construit sur le même principe que l’actuelle plateforme Chorus Pro, qui permet déjà la gestion des factures à destination du secteur public.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)

Une PDP aura des obligations règlementaires, notamment celle de contrôler en amont la présence des mentions obligatoires que les factures doivent comporter, d’extraire ces données puis de les transmettre au PPF, tout en réalisant l’échange des factures d’une entreprise à l’autre dans le respect du cycle de vie des documents

Les PDP devront être immatriculées auprès de l’administration fiscale et certifiées pour une durée de trois ans renouvelables.

Opérateur de dématérialisation (OD)

L’OD n’aura aucune obligation réglementaire mais ne possédera pas la certification lui permettant de transmettre et recevoir directement les factures. Or un OD ne remplace pas une plateforme ! Les OD ne sont en effet pas habilités à transmettre des factures aux plateformes des destinataires, ni à extraire les données pour l’administration fiscale. Seuls le PPF ou les PDP y sont autorisés.

Quelle est la différence entre PPF et PDP ?

Choisir votre plateforme de factures électroniques et celle de vos clients avant 2024

Le PPF apportera un « service minimum », avec peu de valeur ajoutée et une expérience utilisateur moins riche et moins fluide que les PDP. 

Les experts-comptables ont donc tout intérêt à recommander à leurs clients une PDP qui soit compatible avec leurs logiciels de production comptable et qui leur permette de proposer simplement de nouveaux services. 

Le PPF, bien que gratuit, ne proposera qu’un service minimum. Les PDP pourront, quant à elles, proposer des services étendus aux entreprises : création de factures de vente, règlement des factures fournisseurs, mise à disposition d’un tableau de bord de suivi des échéances clients et fournisseurs, etc. Ces fonctionnalités proposées par les PDP peuvent faire gagner un temps précieux à l’entreprise, ainsi qu’à son expert-comptable.

Un client qui ferait le choix du PPF risque par ailleurs de compliquer le travail des collaborateurs du cabinet de son expert-comptable, car il sera probablement plus difficile de collecter les pièces via ce canal. Le portail public n’apporte en effet aucune garantie d’interopérabilité avec les solutions métier du cabinet.

Le combo jefacture-EFFIZ: soyez au cœur des flux. 

La facture électronique va changer beaucoup de choses pour les entreprises. (…) Il est important pour [les] Experts-Comptables, de choisir les bons outils et [les bonnes plateformes] 

Jessica Poussart, chef de produit chez @Ecma

Jefacture.com est une plateforme de facturation électronique dédiée aux experts-comptables et leurs clients TPE/PME. Autrement dit, c’est une PDP “construite” par l’ordre, au service de la profession.

A l’heure actuelle, il est encore impossible pour les éditeurs de plateformes de factures électroniques de se définir comme PDP. Les demandes d’immatriculation seront ouvertes auprès de la DGFIP en septembre 2023.

(NDLR: jefacture.com a déjà annoncé sa volonté de devenir la PDP et a commencé les travaux nécessaires pour être conforme aux exigences techniques.)

Effiz est partenaire de la solution jefacture depuis plus de 2 ans. Notre outil transforme les factures X récupérées par API en écritures comptables dans les outils de production comptables (soit par API, soit par exports selon les formats attendus). C’est un logiciel créé par des EC, au service de la profession. Il répond aux enjeux en matière d’automatisation des écritures comptables avec les plans de charges correspondant. 

Nous accompagnons les experts-comptables vers la facturation électronique et l’automatisation de nombreuses tâches chronophages. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez nous !

Quel impact de l’expert comptable veut il laisser?

Le 77e congres de l’Ordre des Experts Comptables se tient actuellement à Paris !

Cette année le thème tend à « mettre l’expert comptable au coeur de la société » et ce grand rassemblement national se démarque par sa démarche RSE.

Par le Conseil National de l’Ordre qui a pris cette décision d’organiser un congrès écoresponsable, toute la profession démontre par là-même sa prise de conscience et sa volonté forte d’agir le plus possible pour réduire ses impacts négatifs sur l’environnement.
 

C’est notre devoir, d’abord en tant que citoyens, mais aussi en tant qu’acteurs économiques au cœur de la société.

C’est également notre devoir d’exemplarité auprès des entreprises clientes que nous accompagnons dans la gestion de leur avenir.

Dans ce but, Effiz sort sont « offre congrès 2022 » et  offre 100 arbres à planter pour le congrès!

+ 5 arbres par expert-comptable engagé!

Rejoignez nous!

contact@effiz.fr

L’ordonnance n°2021-1190 du 15 Septembre 2021 a différé l’obligation de recours à la facture électronique pour l’ensemble des entreprises. Le MEDEF a demandé 12 mois ; le Gouvernement a accordé 18 mois.

On a fait le décryptage de ce nouveau décret autour de la facture électronique: celui-ci entérine de quatre thèmes majeurs.

 Un nouveau calendrier

Repoussé de 12 à 18 mois,  le délai de déploiement est  :

• dès le 1^er Juillet 2024 pour les Grandes entreprises
• puis à compter du 1^er Janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaires
• enfin, à partir du 1^er Janvier 2026 pour les PME et Microentreprises.

Par conséquent, l’obligation de réception est maintenant fixée au 1^er Juillet 2024.

Schéma en Y

La DGFIP adopte le schéma en Y .

Les entreprises n’enverront plus leurs factures directement à leurs clients : « l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques s’effectuent, au choix des intéressés, en recourant au portail public de facturation […] ou à une autre plateforme de dématérialisation. »

Le décret entérine également les deux flux d’informations à transmettre à la plateforme publique :

• E-invoicing : données de factures
• E-reporting : données relatives au paiement des factures.

L’annuaire central

Le portail public mettra à disposition des opérateurs de plateformes privées un annuaire central. L’objectif est de permettre l’adressage des factures électroniques à leur destinataire final.

Un décret définira les informations à transmettre aux fins de constitution et de mise à jour de l’annuaire. L’Etat a déjà mis en place un « annuaire des entreprises » françaises sur le site entreprise.data.gouv.fr. A partir du numéro SIREN, les informations légales d’une entreprise sont consultables par tous.

Un débat dans les groupes de travail entre acteurs économiques et DGFIP réside dans le choix entre le SIREN ou le SIRET à faire figurer dans les mentions du destinataire de la facture. Nous attendons une décision sur ce point.

Par conséquent, nous pouvons d’ores et déjà informer nos clients qu’ils devront collecter à minima le numéro SIREN de l’ensemble de leurs clients.

Les PDP : plateformes de dématérialisation partenaires

Les plateformes privées devront être immatriculées auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelables. Un décret fixera les conditions et les modalités de délivrance.

La DGIFP a demandé que les conditions de l’ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des Services Informatiques) soient respectées afin de garantir la sécurité des données présentes sur les plateformes privées. Ces conditions sont très contraignantes et devraient limiter fortement le nombre de plateformes immatriculées.

Le décret du 15 Septembre 2021 rappelle enfin les amendes et pénalités pour non-respect des dispositions définies.

Etant donné la période fiscale 2024, les experts-comptables doivent se préparer au plus tard pour le 31 Décembre 2023. A cette date, l’ensemble des clients du cabinet devra :

• Être en mesure de recevoir les factures électroniques ;
• Être immatriculé sur l’annuaire central

Chaque cabinet doit dresser un inventaire des sociétés qui auront des obligations dès la première échéance. Par exemple, les SCI qui loue des biens à des entreprises sont concernées. Les professionnels de santé sont, au regard de la TVA, des « assujettis exonérés » ; seront-ils rattachés à des plateformes ? en tout cas, ils devront obligatoirement être en mesure de recevoir les factures électroniques.

Par conséquent, le décryptage de ce décret autour report de délai de la facture électronique ne doit pas entrainer un report des actions internes aux cabinets d’expertise comptable.

Vous en avez peut-être déjà entendu parler (ou pas ) mais ….

quelle différence entre facture X et facture numérique dans mon quotidien? quel est mon intérêt?

Et pourtant:

• Configurer les OCR prend du temps et ce n’est pas votre métier.
• Certaines  factures sont illisibles ou mal lues quand vous mettez un lot de facture dans la BOX?
• Vous rencontrez des erreurs de lecture, et donc d’écritures?
• Des factures complexes sont parfois plus rapides à saisir à la main qu’à scanner. 
• Vous devez vérifier ce qui est juste ou faux dans l’enregistrement à l’issue du scan OCR?
• Le budget alloué à un OCR est fastueux.

Depuis quelques années, la profession parle de transition numérique. En tant qu’Expert Comptable nous sommes confrontés à ce choix: OCR ou Facture X? quelle différence entre facture X et facture numérique ? 

De notre point de vue, c’est un peu le dilemme entre la K7 audio et le CD. 

Petit Mémo sur la différence entre facture X et facture numérique : 

• la facture numérique est une facture Pdf qui reprend certaines mentions légales; une facture que le reçoit par voie électronique. C’est une facture dématérialisée. Pour pouvoir la traiter en écriture il faut reprendre les données manuellement ou les faire lire par un système de OCR. 

• la facture X va plus loin, à ce fichier Pdf, sont attachées des données numériques. Elle est donc lisible par l’homme et par la machine.  La Factur-X est un fichier au format PDF/A3 auquel est  incorporé un fichier XML contenant les données de facturation sous forme structurée. Pour plus de sécurité, elle peut être scellée – signée RG** (ce qui dispense de PAF) 

A première vue,  les EC préfèrent voir leur saisie automatisée partiellement mais sans erreur, plutôt qu’à 100% et que cela nécessite une revue chronophage. En tant que professionnel de la comptabilité, nous cherchons un outil efficace qui automatise une partie de la saisie des écritures pour gagner en temps et en sérénité.

Sécurité et sérénité

C’est pourquoi nous avons créé EFFIZ: une plateforme sécurisée, accessible 24/24, 100% Française.

En effet, créée par des Experts-Comptables, et uniquement à destination des EC, cette plateforme permet d’optimiser et garantir la fiabilité de vos processus d’écritures en collectant directement les données numériques. Autrement dit, EFFIZ utilise des mandats avec les banques pour la récupération des relevés bancaires. Les informations comptables et bancaires de vos clients sont disponibles en temps réel.

Par ailleurs, EFFIZ a signé un partenariat avec l’application jefacture.com. Les factures achats et ventes de vos clients sont automatiquement récupérées, lues et traitées chez EFFIZ. 

Vous gagnez du temps, limitez les risques d’erreur en intégrant automatiquement les montants, sans ressaisie. Vous sécurisez vos écritures. 

EFFIZ  assure une approche de traitement des données qui accorde de la liberté à vos clients tout en perpétuant le cœur de métier de l’EC: le Conseil. 

TESTEZ GRATUITEMENT POUR VOTRE CABINET!

COMMENT SE CONFORMER AUX OBLIGATIONS LÉGALES EN UN CLIC?.

Les experts comptables sont confrontés à deux nouveaux standards:

• la facture électronique ou facture X
• la PAF (piste d’audit fiable) – qui revient sur le devant de la scene.

Il faut dire que ces standards sont apparus pour renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA, favoriser un pilotage des actions gouvernementales (en matière de contrôle et de politique économique et fiscale), et faciliter à moyen ou long terme les déclarations de TVA.

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE

La facture électronique est définie au VI de l’article 289 du CGI : « les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit ». Par conséquent, les factures électroniques ne sont jamais éditées ; elles se préparent sur support informatique et se transmettent de façon digitale.

Parmi les factures électroniques on aura donc crescendo:

• la facture électronique simple (un pdf),  ou signée: un fichier pdf inaltérable, non modifiable grâce à la signature électronique.
• La facture X ou factur-x : est un fichier à la norme Pdf/A qui contient dans son enveloppe un fichier Xml comprenant les données de la facture. C’est un format hybride de facture électronique, qui contient un Pdf lisible et un fichier de données structurée, donc exploitable pour un logiciel d’automatisation des traitements. On distinguera donc la facture X simple et la facture X scellée (grâce à un système de signature électronique)
• l’ EDI (échange de données informatisées). Avant tout envoi de documents, les partenaires commerciaux doivent s’accorder au préalable sur le format (norme et version) qu’ils souhaitent utiliser. Cette solution convient parfaitement pour l’échange de factures entre partenaires commerciaux déjà équipés en EDI

LA PISTE D’AUDIT FIABLE (PAF)

La PAF est obligatoire depuis 2013. Cette Réglementation émise en même temps que le FEC passe parfois inaperçue pourtant elle revêt une grande importance pour la profession.

Instaurée pour lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA, la piste d’audit fiable devient un objet de contrôle systématique de la part de la DGFIP.

A première vue, pour s’y conformer, les entreprises qui émettent et reçoivent des factures doivent donc sécuriser, via des contrôles internes “documentés” et “permanents”, l’ensemble de leur flux de facturation et en assurer une parfaite traçabilité. Il faut donc concrètement documenter l’entièreté des flux des facturations tant pour les factures émises que pour les factures reçues  (bon de commande, devis, facturation, cartographier les flux et les systèmes de contrôles … )

Cette mission peut s’avérer être un challenge tant pour l’entrepreneur que pour l’expert comptable auquel il peut se référer. C’est un mission chronophage et peu valorisable.

Et si on ne répond pas à la PAF? 

• Une PAF défaillante entraîne une sanction financière, notamment, le rejet de la déduction de la TVA liée aux factures d’achat.
• L’absence de PAF implique le rejet de la TVA déductible sur 3 ans et la remise en cause des exonérations de TVA non collectée à l’émission.
• Lorsque l’origine de la facture ne peut être prouvée, la sanction va jusqu’au rejet pur et simple de la comptabilité. Aucune contestation n’est possible. L’application de la sanction est de droit.

La mise en place d’une piste d’audit fiable est loin d’être facultative et n’est pas à prendre à la légère.

La piste d’Audit fiable s’applique à tous les formats de factures susceptibles de présenter un risque. C’est le cas pour tous les documents au format papier, PDF et PDF simple. Cela concerne aussi les factures signées, mais ne faisant pas apparaître les garanties d’une signature RGS (référentiel général de sécurité)

Le RÉFÉRENTIEL GÉNÉRAL DE SÉCURITÉ (RGS)

Le référentiel général de sécurité (RGS) est le cadre réglementaire permettant d’instaurer la confiance dans les échanges au sein de l’administration et avec les citoyens.

Le RGS fixe des règles permettant de contribuer à la sécurité optimale des informations échangées par voie électronique. Ces fonctions sont par exemple la signature électronique, l’authentification en ligne, l’horodatage ou encore la confidentialité.

Ces règles dépendent du niveau de sécurité exigé, identifié par une, deux ou trois étoiles (*).

• Certificat RGS* : niveau élémentaire de protection. Il permet une authentification forte de son porteur, la signature de documents ou mails, l’envoi de courriers dématérialisés, l’horodatage et l’accès à certains portails (SyLAE, SNE)
• Certificat RGS** : niveau standard de protection. Il permet en plus l’accès à un espace sécurisé/certifié et l’accès à beaucoup d’autres plateformes (PESv2, CERBERE, Synapse, TRACFIN, Banque de France).
• Certificat RGS*** : niveau renforcé de protection. Il n’est utile que pour l’accès à l’Agence du Médicament, les autres portails acceptant toujours un RGS 2 étoiles

L’utilisation des certificats se fait dans un contexte dans lequel le client souhaiterait échanger des informations confidentielles de façon sécurisée avec une structure spécialisée. Par le biais de cette méthode, les documents physiques seront dématérialisés mais auront la même valeur juridique qu’en papier.

LE CSOEC A UN PAS D’AVANCE SUR LA PROFESSION!  

Le CSOEC vient en aide à la profession. Il INNOVE POUR ALLIER 2 STANDARDS EN UN CLIC

Le CSOEC a réussi ce coup de maître en faisant adopter UN seul format qui permet de répondre à deux nouveaux standards. 

En effet la facture X émise par la plateforme jefacture.Com a cette particularité de répondre:

• à l’obligation de la facture électronique: càd un format pdf avec un fichier xml lisible (un format numérique depuis son existence jusqu’à son entrée en comptabilité), la notion de XML attaché lui permet d’optimiser et standardiser les automatisations possibles.
• au scellement de la facture (le format de scellement est “avancé” avec un certificat qualifié selon la règlement européenne Eidas. Cela équivaut à un niveau RGS 2*) et donc son authentification dans la PAF.

• une facture PDF ⇒ PAF obligatoire
• les factures X non scellées ⇒ PAF obligatoire
• une facture X scellée- signée RG**  (jefacture.com) ⇒ pas de PAF 

Ce format a été accepté par la DGFIP comme un standard par l’Etat.

Aujourd’hui le combo jefacture.Com/ Effiz vous permet de vous soustraire à un processus complexe et chronophage tout en vous assurant une optimisation des marges sur vos dossiers.

Vous sécurisez les transmissions des factures, répondez à la PAF, et transformez l’information reçue en écriture comptable.

Comment?

• Aucun abonnement
• Gratuité pour le cabinet
• 6€/ mois/client quelque soit le nombre de lignes (facturation au cabinet)

www.effiz.fr

La facture électronique figure dans le projet de loi de finance 2020 et sera progressivement obligatoire pour les entreprises entre 2023 et 2025. Aussi, une anticipation et une bonne maîtrise de cette future obligation permet une optimisation des processus administratifs.

Dans un premier temps, cette loi est déjà obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public depuis le 1^er Janvier 2020 via la plateforme Chorus Pro. Dans un second temps, entre le 1er Janvier 2023 et le 1er Janvier 2025, la facture électronique sera généralisée entre tous les acteurs économiques privés.  

C’est dans ce cadre, ECMA (Expert-Comptable Média Association) a développé un nouvelle plateforme . Après « jedeclare » et « jesignexpert », voici « jefacture.com »!

A première vue, bon nombre d’éditeurs de logiciel souhaitent reprendre une partie des données produites par les experts-comptables. Mais avec cette nouvelle plateforme, ECMA propose une plateforme de stockage inédite et indépendante pour les entreprises et leurs experts-comptables; leur permettant ainsi d’entrer pleinement dans la digitalisation et l’optimisation des processus administratifs des entreprises françaises.

Processus de traitement des factures: état des lieux

Ventes

Examinons d’abord le traitement des factures de ventes pour une entreprise :

• Toutes les factures de vente sont émises avec un même standard.
• La piste d’audit permettant le lien entre la pièce comptable et l’écriture est assurée via le numéro de facture.
• Un export ou lien avec le logiciel de comptabilité permet l’intégration des données en écritures comptables.

Afin de réduire les délais de paiement, il est intéressant de vérifier que le RIB du vendeur figure bien sur les factures. Cette information est reprise dans la facture électronique.

Le traitement des factures de ventes peut se schématiser comme suit :

Achats

Nous abordons ensuite le traitement des factures d’achat qui est plus difficile. En effet, une entreprise reçoit les factures de ses fournisseurs de façon non standardisée. Sans compter qu’avec le développement du digital, les entreprises reçoivent leurs factures fournisseur via différents canaux (email, connexion au site web du fournisseur, envoie papier, échange EDI…)

Récupérer l’exhaustivité des factures d’achats devient donc une tâche compliquée pour les comptables. Ils doivent tenir des listes de sites internet à visiter pour collecter les factures, et récupérer les factures en pièces jointes des mails reçus.

En résumé, le traitement des factures d’achat s’est complexifié ces dernières années entrainant des coûts administratifs cachés dans les entreprises.

Le traitement des factures d’achats peut se schématiser comme suit :

La facture électronique ou factur-x

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

D’ailleurs ce fichier xml est un fichier de données structurées, permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard, et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

Il faut souligner qu’il existe cinq normes de factur-x, parmi lesquelles les plus courantes sont :

• Fx-m (Minimum) : correspond aux données exigées par la plateforme Chorus Pro
• Fx-b  (Basic) : correspond aux données d’en-tête et pied de factures les plus largement utilisés avec les lignes de factures
• Fx-n (EN 16931) : correspond aux données requises par la norme sémantique Européenne EN 16931.

Optimisation de la facturation: jefacture.com

ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

• Vente : les entreprises transmettent leurs factures au format pdf. Jefacture les transforme en facture électronique, les transmet aux clients et les archive.
• Achat : les entreprises collectent leurs factures fournisseurs au format factur-x avec une centralisation sur la plateforme. La collecte peut se faire via un connecteur qui télécharge la facture ou via la réception d’un email.

Les principaux avantages de la plateforme jefacture.com sont :

• Récupération automatique des factures fournisseur.
• Contrôles légaux et scellement qualifié.
• Archivage au format factur-x pour la durée légale.

Optimisation et automatisation des écritures : effiz.fr

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, qualification des informations.

Les données disponibles sont :

• Un tableau de bord mis à jour en temps réel.
• Un outil d’aide aux déclarations de TVA.
• Les écritures comptables sont exportables sous différents formats.

En conséquence, en connectant une API (Application Programming Interface), effiz récupère les factur-x de la plateforme jefacture ,et les transforme en écritures comptables.

Ainsi, il en ressort :

• Une présentation collaborative des données.
• La qualification des opérations se fait de façon semi automatique selon le FEC enregistré.
• L’export d’écritures comptables directement vers votre logiciel de production.

Optimisation des processus administratifs

L’arrivée de la facture électronique, avec le factur-x, permet une standardisation de la gestion comptable des « achats » dans les entreprises. L’automatisation de ce processus support devient possible ; des gains de productivité se réalisent. ==> Calculez vous-même le gain que vous réaliserez.

Anticiper l’obligation prévue pour 2023-2025 permet non seulement d’être prêt mais d’avoir un effet expérience rapide anticipant l’obligation légale à venir.