COMMENT SE CONFORMER AUX OBLIGATIONS LÉGALES EN UN CLIC?.

Les experts comptables sont confrontés à deux nouveaux standards:

• la facture électronique ou facture X
• la PAF (piste d’audit fiable) – qui revient sur le devant de la scene.

Il faut dire que ces standards sont apparus pour renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA, favoriser un pilotage des actions gouvernementales (en matière de contrôle et de politique économique et fiscale), et faciliter à moyen ou long terme les déclarations de TVA.

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE

La facture électronique est définie au VI de l’article 289 du CGI : « les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit ». Par conséquent, les factures électroniques ne sont jamais éditées ; elles se préparent sur support informatique et se transmettent de façon digitale.

Parmi les factures électroniques on aura donc crescendo:

• la facture électronique simple (un pdf),  ou signée: un fichier pdf inaltérable, non modifiable grâce à la signature électronique.
• La facture X ou factur-x : est un fichier à la norme Pdf/A qui contient dans son enveloppe un fichier Xml comprenant les données de la facture. C’est un format hybride de facture électronique, qui contient un Pdf lisible et un fichier de données structurée, donc exploitable pour un logiciel d’automatisation des traitements. On distinguera donc la facture X simple et la facture X scellée (grâce à un système de signature électronique)
• l’ EDI (échange de données informatisées). Avant tout envoi de documents, les partenaires commerciaux doivent s’accorder au préalable sur le format (norme et version) qu’ils souhaitent utiliser. Cette solution convient parfaitement pour l’échange de factures entre partenaires commerciaux déjà équipés en EDI

LA PISTE D’AUDIT FIABLE (PAF)

La PAF est obligatoire depuis 2013. Cette Réglementation émise en même temps que le FEC passe parfois inaperçue pourtant elle revêt une grande importance pour la profession.

Instaurée pour lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA, la piste d’audit fiable devient un objet de contrôle systématique de la part de la DGFIP.

A première vue, pour s’y conformer, les entreprises qui émettent et reçoivent des factures doivent donc sécuriser, via des contrôles internes “documentés” et “permanents”, l’ensemble de leur flux de facturation et en assurer une parfaite traçabilité. Il faut donc concrètement documenter l’entièreté des flux des facturations tant pour les factures émises que pour les factures reçues  (bon de commande, devis, facturation, cartographier les flux et les systèmes de contrôles … )

Cette mission peut s’avérer être un challenge tant pour l’entrepreneur que pour l’expert comptable auquel il peut se référer. C’est un mission chronophage et peu valorisable.

Et si on ne répond pas à la PAF? 

• Une PAF défaillante entraîne une sanction financière, notamment, le rejet de la déduction de la TVA liée aux factures d’achat.
• L’absence de PAF implique le rejet de la TVA déductible sur 3 ans et la remise en cause des exonérations de TVA non collectée à l’émission.
• Lorsque l’origine de la facture ne peut être prouvée, la sanction va jusqu’au rejet pur et simple de la comptabilité. Aucune contestation n’est possible. L’application de la sanction est de droit.

La mise en place d’une piste d’audit fiable est loin d’être facultative et n’est pas à prendre à la légère.

La piste d’Audit fiable s’applique à tous les formats de factures susceptibles de présenter un risque. C’est le cas pour tous les documents au format papier, PDF et PDF simple. Cela concerne aussi les factures signées, mais ne faisant pas apparaître les garanties d’une signature RGS (référentiel général de sécurité)

Le RÉFÉRENTIEL GÉNÉRAL DE SÉCURITÉ (RGS)

Le référentiel général de sécurité (RGS) est le cadre réglementaire permettant d’instaurer la confiance dans les échanges au sein de l’administration et avec les citoyens.

Le RGS fixe des règles permettant de contribuer à la sécurité optimale des informations échangées par voie électronique. Ces fonctions sont par exemple la signature électronique, l’authentification en ligne, l’horodatage ou encore la confidentialité.

Ces règles dépendent du niveau de sécurité exigé, identifié par une, deux ou trois étoiles (*).

• Certificat RGS* : niveau élémentaire de protection. Il permet une authentification forte de son porteur, la signature de documents ou mails, l’envoi de courriers dématérialisés, l’horodatage et l’accès à certains portails (SyLAE, SNE)
• Certificat RGS** : niveau standard de protection. Il permet en plus l’accès à un espace sécurisé/certifié et l’accès à beaucoup d’autres plateformes (PESv2, CERBERE, Synapse, TRACFIN, Banque de France).
• Certificat RGS*** : niveau renforcé de protection. Il n’est utile que pour l’accès à l’Agence du Médicament, les autres portails acceptant toujours un RGS 2 étoiles

L’utilisation des certificats se fait dans un contexte dans lequel le client souhaiterait échanger des informations confidentielles de façon sécurisée avec une structure spécialisée. Par le biais de cette méthode, les documents physiques seront dématérialisés mais auront la même valeur juridique qu’en papier.

LE CSOEC A UN PAS D’AVANCE SUR LA PROFESSION!  

Le CSOEC vient en aide à la profession. Il INNOVE POUR ALLIER 2 STANDARDS EN UN CLIC

Le CSOEC a réussi ce coup de maître en faisant adopter UN seul format qui permet de répondre à deux nouveaux standards. 

En effet la facture X émise par la plateforme jefacture.Com a cette particularité de répondre:

• à l’obligation de la facture électronique: càd un format pdf avec un fichier xml lisible (un format numérique depuis son existence jusqu’à son entrée en comptabilité), la notion de XML attaché lui permet d’optimiser et standardiser les automatisations possibles.
• au scellement de la facture (le format de scellement est “avancé” avec un certificat qualifié selon la règlement européenne Eidas. Cela équivaut à un niveau RGS 2*) et donc son authentification dans la PAF.

• une facture PDF ⇒ PAF obligatoire
• les factures X non scellées ⇒ PAF obligatoire
• une facture X scellée- signée RG**  (jefacture.com) ⇒ pas de PAF 

Ce format a été accepté par la DGFIP comme un standard par l’Etat.

Aujourd’hui le combo jefacture.Com/ Effiz vous permet de vous soustraire à un processus complexe et chronophage tout en vous assurant une optimisation des marges sur vos dossiers.

Vous sécurisez les transmissions des factures, répondez à la PAF, et transformez l’information reçue en écriture comptable.

Comment?

• Aucun abonnement
• Gratuité pour le cabinet
• 6€/ mois/client quelque soit le nombre de lignes (facturation au cabinet)

www.effiz.fr