La Piste d'audit fiable

La piste d’audit fiable : la PAF ! Une blague de comptable ! Certes !

Mais la Piste d’audit fiable pour les fiscalistes revêt une grande importance pour la déductibilité de la TVA.

La facture électronique qui sera prochainement obligatoire permet de satisfaire aux obligations relatives à la PAF !

Un éclairage s’impose.

La piste d’audit fiable

La piste d’audit fiable est le résultat d’une longue construction collective Européenne, transposée dans tous les états membres. Dans l’adaptation de la directive Européenne sur la TVA, la France a rendu obligatoire l’établissement d’une documentation des contrôles pour l’établissement des factures des entreprises.

Par conséquent, la piste d’audit fiable est une documentation propre à chaque entreprise décrivant les processus mis en œuvre pour assurer la qualité des factures émises.

Au fond, l’objectif est de garantir :

  • L’authenticité de l’origine de la facture ;
  • L’intégrité de ses contenus ;
  • Sa lisibilité.

Dans le rapport « la TVA à l’ère du digital » d’Octobre 2020, Bercy reprend les termes du BOFIP (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20). La piste d’audit doit permettre de :

  • Reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture ;
  • Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu : lien entre la facture et son origine : livraison de bien ou prestation de services ;
  • Justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il est possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

 

un exemple au niveau des achats

Par exemple, au niveau des achats, chaque entreprise devrait être en mesure de justifier la déductibilité des factures de dépenses au moyen d’un bon de commande ou bon de livraisons. Or beaucoup d’entreprises détruisent ces documents pour ne pas conserver des archives comptables volumineuses. La Piste d’audit fiable n’est pas assurée dans ce cas.

un exemple au niveau des ventes

Autre exemple : un prestataire de service doit justifier d’une facture de vente au moyen d’un contrat signé. Il faut également mettre en place une piste entre le contrat et la facture ; un code d’identification de la prestation par exemple.

Chaque contrat donne lieu à une facture et chaque facture se justifie par un contrat accepté.

L’administration exige des descriptifs de processus adaptés en fonction des tailles d’entreprises : chiffre d’affaires, effectifs…. A cet égard, le volume des factures émises (ventes) et reçues (achats) varient d’une entreprise à l’autre, la documentation doit s’adapter.

 

La facture électronique

Le BOFIP précédemment cité précise :  » seuls les assujettis ayant recours à la signature électronique qualifiée ne sont pas tenus de mettre en place des contrôles établissant une piste d’audit fiable. »

Le BOFIP fait référence à l’article 289 du CGI – VII qui indique que pour satisfaire aux conditions de la piste d’audit fiable, l’entreprise peut émettre ou recevoir des factures sous forme électronique avec une signature électronique.

Autrement dit, la facture électronique avec signature électronique permet d’assurer la piste d’audit fiable.

Un nouvel argument pour anticiper les obligations de recours aux factures électroniques à horizon 2023-2025.

Déploiement de la factur-x

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs et un fichier xml de données attaché.

Les données structurées permettent aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

jefacture.com

ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

  • Ventes : les entreprises transmettent leurs factures au format pdf ; jefacture les transforme en facture électronique avec signature électronique, les transmet aux clients et ChorusPro, puis assure l’archivage.
  • Achats : les entreprises centralisent les factures fournisseurs au format factur-x.

Sur l’exemple ci-dessus, la facture CIC Mobile a été traitée sur la plateforme jefacture.com. Le pdf dispose d’une pièce jointe : le fichier de données xml.

La facture est estampillée « Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables » : il s’agit de la signature électronique du document.

effiz

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, factures électroniques, qualification des informations.

Les applications Effiz et Jefacture se connectent via une API (Application Program Interface). Ainsi, les factur-x sont captées, traitées, rapprochées des flux bancaires. Les écritures comptables sont exportables sous différents formats.

Par conséquent le recours à la facture électronique signée permet de satisfaire à l’obligation juridique de documentation d’une Piste d’Audit Fiable : un avantage supplémentaire dans une démarche d’automatisation des process administratif.

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