Facture électronique : pour une optimisation des process administratifs

La facture électronique figure dans le projet de loi de finance 2020 et sera progressivement obligatoire pour les entreprises entre 2023 et 2025. Aussi, une anticipation et une bonne maîtrise de cette future obligation permet une optimisation des processus administratifs.

Dans un premier temps, cette loi est déjà obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public depuis le 1er Janvier 2020 via la plateforme Chorus Pro. Dans un second temps, entre le 1er Janvier 2023 et le 1er Janvier 2025, la facture électronique sera généralisée entre tous les acteurs économiques privés.  

C’est dans ce cadre, ECMA (Expert-Comptable Média Association) a développé un nouvelle plateforme . Après « jedeclare » et « jesignexpert », voici « jefacture.com »!

A première vue, bon nombre d’éditeurs de logiciel souhaitent reprendre une partie des données produites par les experts-comptables. Mais avec cette nouvelle plateforme, ECMA propose une plateforme de stockage inédite et indépendante pour les entreprises et leurs experts-comptables; leur permettant ainsi d’entrer pleinement dans la digitalisation et l’optimisation des processus administratifs des entreprises françaises.

Processus de traitement des factures: état des lieux

Ventes

Examinons d’abord le traitement des factures de ventes pour une entreprise :

  • Toutes les factures de vente sont émises avec un même standard.
  • La piste d’audit permettant le lien entre la pièce comptable et l’écriture est assurée via le numéro de facture.
  • Un export ou lien avec le logiciel de comptabilité permet l’intégration des données en écritures comptables.

Afin de réduire les délais de paiement, il est intéressant de vérifier que le RIB du vendeur figure bien sur les factures. Cette information est reprise dans la facture électronique.

Le traitement des factures de ventes peut se schématiser comme suit :

Achats

Nous abordons ensuite le traitement des factures d’achat qui est plus difficile. En effet, une entreprise reçoit les factures de ses fournisseurs de façon non standardisée. Sans compter qu’avec le développement du digital, les entreprises reçoivent leurs factures fournisseur via différents canaux (email, connexion au site web du fournisseur, envoie papier, échange EDI…)

Récupérer l’exhaustivité des factures d’achats devient donc une tâche compliquée pour les comptables. Ils doivent tenir des listes de sites internet à visiter pour collecter les factures, et récupérer les factures en pièces jointes des mails reçus.

En résumé, le traitement des factures d’achat s’est complexifié ces dernières années entrainant des coûts administratifs cachés dans les entreprises.

Le traitement des factures d’achats peut se schématiser comme suit :

 

La facture électronique ou factur-x

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

D’ailleurs ce fichier xml est un fichier de données structurées, permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard, et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

Il faut souligner qu’il existe cinq normes de factur-x, parmi lesquelles les plus courantes sont :

  • Fx-m (Minimum) : correspond aux données exigées par la plateforme Chorus Pro
  • Fx-b  (Basic) : correspond aux données d’en-tête et pied de factures les plus largement utilisés avec les lignes de factures
  • Fx-n (EN 16931) : correspond aux données requises par la norme sémantique Européenne EN 16931.

 

Optimisation de la facturation: jefacture.com

ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

  • Vente : les entreprises transmettent leurs factures au format pdf. Jefacture les transforme en facture électronique, les transmet aux clients et les archive.
  • Achat : les entreprises collectent leurs factures fournisseurs au format factur-x avec une centralisation sur la plateforme. La collecte peut se faire via un connecteur qui télécharge la facture ou via la réception d’un email.

Les principaux avantages de la plateforme jefacture.com sont :

  • Récupération automatique des factures fournisseur.
  • Contrôles légaux et scellement qualifié.
  • Archivage au format factur-x pour la durée légale.

 

Optimisation et automatisation des écritures : effiz.fr

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, qualification des informations.

Les données disponibles sont :

  • Un tableau de bord mis à jour en temps réel.
  • Un outil d’aide aux déclarations de TVA.
  • Les écritures comptables sont exportables sous différents formats.

En conséquence, en connectant une API (Application Programming Interface), effiz récupère les factur-x de la plateforme jefacture ,et les transforme en écritures comptables.

Ainsi, il en ressort :

  • Une présentation collaborative des données.
  • La qualification des opérations se fait de façon semi automatique selon le FEC enregistré.
  • L’export d’écritures comptables directement vers votre logiciel de production.

Optimisation des processus administratifs

L’arrivée de la facture électronique, avec le factur-x, permet une standardisation de la gestion comptable des « achats » dans les entreprises. L’automatisation de ce processus support devient possible ; des gains de productivité se réalisent. ==> Calculez vous-même le gain que vous réaliserez.

Anticiper l’obligation prévue pour 2023-2025 permet non seulement d’être prêt mais d’avoir un effet expérience rapide anticipant l’obligation légale à venir.

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