La facture électronique : optimisation des process administratifs

En 2023-2025, la facture électronique sera généralisée entre tous les acteurs économiques privés. Elle est déjà obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public depuis le 1er Janvier 2020 via la plateforme Chorus Pro. Dans ce cadre, ECMA (Expert-Comptable Média Association) a développé un nouvelle plateforme après « jedeclare » et « jesignexpert » : « jefacture.com ».

Bon nombre d’éditeurs de logiciel souhaitaient reprendre une partie des travaux et données produites par les experts-comptables. Avec cette nouvelle plateforme, ECMA propose une plateforme de stockage inédite et indépendante pour les entreprises et leurs experts-comptables pour entrer pleinement dans la digitalisation l’optimisation des processus administratifs des entreprises françaises.

Etat des lieux du traitement des factures

Ventes

Le traitement des factures de ventes pour une entreprise est simple à analyser :

  • Toutes les factures de vente sont émises avec un même standard
  • La piste d’audit permettant le lien entre la pièce comptable et l’écriture est assurée via le numéro de facture.
  • Un export ou lien avec le logiciel de comptabilité permet l’intégration des données en écritures comptables

Afin de réduire les délais de paiement, il est intéressant de vérifier que le RIB du vendeur figure bien sur les factures. Cette information est reprise dans la facture électronique.

Le traitement des factures de ventes peut se schématiser comme suit :

Achat

Le traitement des factures d’achat est plus difficile. En effet, une entreprise reçoit les factures de ses fournisseurs de façon non standardisée. De plus, avec le développement du digital, les entreprises reçoivent leurs factures fournisseur via différents canaux : email, connexion au site web du fournisseur, envoie papier, échange EDI…

Récupérer l’exhaustivité des factures d’achats devient une tâche compliquée pour les comptables. Ils doivent tenir des listes de sites internet à visiter pour collecter les factures, récupérer les factures en pièces jointes de mails reçus.

En définitive, le traitement des factures d’achat s’est complexifié ces dernières années entrainant des coûts administratifs cachés dans les entreprises.

Le traitement des factures d’achats peut se schématiser comme suit :

La facture électronique : factur-x

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

Le fichier xml est un fichier de données structurées permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

Cinq normes de factur-x existent, parmis lesquelles :

  • Fx-m (Minimum) : correspond aux données exigées par la plateforme Chorus Pro
  • Fx-b  (Basic) : correspond aux données d’en-tête et pied de factures les plus largement utilisés avec les lignes de factures
  • Fx-n (EN 16931) : correspond aux données requises par la norme sémantique Européenne EN 16931.

https://effiz.fr/la-facturx/

jefacture.com

ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

  • Vente : les entreprises transmettent leurs factures au format pdf ; jefacture les transforme en facture électronique, les transmet aux clients et les archive.
  • Achat : les entreprises collectent leurs factures fournisseurs au format factur-x avec une centralisation sur la plateforme. La collecte peut se faire via un connecteur qui télécharge la facture ou via la réception d’un email.

Les principaux avantages de la plateforme jefacture.com sont :

  • Récupération automatique des factures fournisseur
  • Contrôles légaux et scellement qualifié
  • Archivage au format factur-x pour la durée légale

https://jefacture.com/

effiz

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, qualification des informations.

Les données disponibles sont :

  • Un tableau de bord mis à jour en temps réel
  • Un outil d’aide aux déclarations de TVA
  • Les écritures comptables sont exportables sous différents formats.

En connectant une API (Application Programming Interface), effiz récupère les factur-x de la plateforme jefacture et les transforme en écritures comptables :

  • Présentation collaborative avec des données du factur-x.
  • Qualification des opérations
  • Export d’écritures comptables

Optimisation des processus administratifs

L’arrivée de la facture électronique, avec le factur-x, permet une standardisation de la gestion comptable des « achats » dans les entreprises. L’automatisation de ce processus support devient possible ; des gains de productivité se réalisent.

Anticiper l’obligation prévue pour 2023-2025 permet non seulement d’être prêt mais d’avoir un effet expérience rapide anticipant l’obligation légale à venir.

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