Aujourd’hui les experts-comptables sont confrontés à des évolutions logicielles continues avec des coûts associés toujours plus élevés. Ces évolutions annoncent une automatisation des travaux comptables et par conséquent une baisse possible du chiffre d’affaires des cabinets. Le contrôle de la rentabilité devient primordial.

Pour la gestion de leurs projets, certains éditeurs de logiciels utilisent la méthode agile, aussi appelée « scrum ». Le but est de contrôler la rentabilité finale du projet. Cette méthode permet de revisiter le processus de travail en cabinet pour adopter une gestion par projet : la méthode agile pour experts-comptables.

La méthode

La méthode Scrum s’appelle également « Agile ». Ce terme met en évidence la capacité de la méthode, son agilité à s’adapter aux évènements identifiés dans la conduite des missions.

Scrum est un canevas pour le suivi, la conduite et la gestion de projets en entreprise. Déployée autour des années 1990 dans l’industrie, les développeurs informatique ont adoptée cette méthode.

La méthode se base sur la théorie de processus : ensemble de tâches à réaliser par l’équipe dans le but d’obtenir un livrable facturable. L’approche Scrum cherche à optimiser le processus dans sa globalité en fixant des étapes intermédiaires d’analyse et d’adaptation.

Selon les créateurs de la méthode (M. Shutherland & Schwaber), la théorie Agile repose sur 3 piliers :

La transparence

L’équipe partage le même langage, la même vision, via une bonne communication.

L’inspection

Les écarts sont mesurés, les anomalies rencontrées mises en avant pour prévenir une dérive du processus.

L’adaptation

Si le projet dérive trop de son objectif initial, une adaptation du processus est opérée suffisamment tôt.

L’équipe AGILE

Un propriétaire du projet (Product Owner) : l’expert-comptable associé

Il est le responsable pour valoriser le projet et optimiser le travail de son équipe. Il est capable d’exprimer clairement les objectifs, de répartir les tâches en collaboration avec le manager, d’optimiser la valeur du travail.

L’équipe de développement

Les membres de l’équipe sont des professionnels. Les caractéristiques suivantes sont nécessaires :

• Organigramme clairement défini ;
• Pluridisciplinarité des membres en termes d’expérience ;
• Equipe autonome.

Un Scrum master

Il est le manager de l’équipe ; il s’assure que les travaux sont compris, mis en œuvre dans le respect du cahier des charges, maximise la valeur créée.

Comme tout leader, le manager est au service de l’équipe : il aide les membres, élimine les obstacles, échange avec les autres managers pour améliorer l’efficacité de la production.

La méthode AGILE nécessite une organisation des équipes avec un management intermédiaire entre l’expert-comptable et les collaborateurs.

Les évènements SCRUM

Le « backlog »

Le backlog est une liste des fonctionnalités, qualités jugées nécessaires pour la réalisation satisfaisante d’un projet. Cette liste se met à jour en fonction de l’avancement du projet ou des nouveaux besoins identifiés en termes de fonctionnalités.

Par exemple, dans les cabinets d’expertise comptable, le backlog correspond à la liste des tâches à réaliser afin de pouvoir livrer la plaquette des comptes annuels. Un budget de mission s’établit sur cette base avec des temps alloués à chaque tâche.

Le Sprint

Le sprint est une période de production au terme de laquelle l’équipe finalise une version livrable du produit. L’échéance du sprint fixée reste proche. En effet, une échéance non maîtrisée augmente le risque de dérapage du budget fixé. L’objectif du sprint est clairement défini, mesurable.

Par exemple, la mission d’établissement des comptes annuels correspond à plusieurs Sprints dont les durées varient en fonction de la taille du client. 3 sprints ressortent dans cette méthode agile pour experts-comptables :

• Sprint saisie : l’objectif est d’obtenir est une comptabilité prête pour la révision : rapprochements bancaires faits, lettrage des comptes clients et fournisseurs terminés… Le livrable est une comptabilité « propre », prête à être révisée.
• Sprint projet de bilan : travaux de révision ; saisies des opérations diverses… Le livrable est un projet de comptes annuels
• Sprint plaquette : finalisation des comptes annuels, liasse fiscale, envoi aux impôts. Le livrable est les comptes annuels en version définitive.

Un sprint peut être annulé lorsque l’objectif fixé ne peut être atteint. => Le contexte a changé, les conditions ont évolué.

C’est notamment le cas, dans une société où le dirigeant a entrepris de livrer le sprint « saisie » et que le Scrum Master constate que le livrable sur lequel l’équipe doit s’appuyer pour le Sprint « projet de bilan » n’est pas exploitable.

Une mise au point est nécessaire avec le client ; un sprint « saisie » se met en œuvre avec une mission complémentaire associée.

La mêlée quotidienne : Stand Up Meeting

L’équipe se rencontre tous les jours dans le but de faire part de l’avancement des travaux et fixer les tâches de la journée à réaliser. Cette réunion, aussi appelée « Stand Up Meeting » ne doit pas durer plus de 15 minutes. Chaque membre explique les tâches réalisées, mesure le chemin parcouru : inspection de l’avancement des travaux. l’équipe expose les difficultés rencontrées.

Cette étape réalisée en transparence permet l’inspection, le recul sur le travail réalisé.

En cabinet d’expertise comptable, le Stant Up Meeting  se pratique souvent : l’équipe échange sur les travaux réalisés et mesure les étapes à finaliser pour terminer le sprint.

En revanche, pour des missions ponctuelles non standards (prévisionnels, évaluation…), le Stand Up Meeting est un outil à conserver pour adapter les travaux de l’équipe.

Rétrospective

Toute l’équipe se réunit dans le but de partager les expériences et proposer des améliorations. Le manager pilote la réunion :

• Inspection des Sprints
• Noter les succès
• Retient les difficultés rencontrées et proposer des améliorations
• Consigne les pratiques les plus efficaces

La rétrospective développe l’agilité : adaptation des méthodes de travail au contexte. L’équipe gagne en expérience grâce à l’inspection et la transparence des échanges.

Les améliorations des méthodes de travail se mettent en œuvre.

En cabinet d’expertise comptable, au-delà des réunions de fin de Sprint, une réunion rétrospective peut être menée en plus en fin de période fiscale. L’objectif est d’améliorer les conditions de travail des équipes et vérifier les équipements matériels et logiciels.

Conclusion

La méthode agile pour experts-comptables nécessite un déploiement auprès des équipes : description de la méthode, définition des rôles, termes et étapes. Pour les productions standards, comme l’établissement des comptes annuels, des sprint standards sont définis.

Les missions des experts-comptables étant de moins en moins rentables, la méthode agile, permet de redéfinir une méthode de travail adaptée aux nouveaux enjeux: volatilité des objectifs des clients, changement de contexte, d’objectifs. L’agilité, la transparence, l’inspection sont des qualités que toute l’équipe, des collaborateurs à l’expert-comptable, doivent avoir pour adapter les travaux à l’objectif du client.